การเขียนจดหมายธุรกิจ
แนวคิด
1.
จดหมายธุรกิจมีหลายลักษณะ หลายประเภท
ตามโอกาสที่ใช้ในการติดต่อสื่อสาร
2.
การศึกษาเรื่องจดหมายธุรกิจช่วยให้สามารถร่างจดหมายติดต่องานต่าง
ๆ ได้รวดเร็ว ถูกต้อง และเลือกสรรวัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ใช้ประกอบการเขียน
ตลอดจนสำนวนภาษา ข้อความที่โต้ตอบอันจะนำมาซึ่งค่านิยมที่ดีและความสำเร็จในการงาน
วัตถุประสงค์
1.
บอกความสำคัญของการใช้จดหมายในการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจได้
2.
บอกประเภทของจดหมายที่ใช้โต้ตอบทางธุรกิจได้
3.
ใช่คำ ประโยค และระดับของภาษาในการเขียนจดหมายธุรกิจได้ถูกต้อง
4.
เรียงลำดับข้อความ หรือเนื้อหาสาระของจดหมายธุรกิจได้อย่างเหมาะสม
เนื้อหาโดยสังเขป
การเขียนจดหมายเป็นการส่งสารที่นิยมที่นิยมใช้กันมากทั้งในเรื่องส่วนตัว เรื่องกิจธุระ
หรือเรื่องเกี่ยวกับธุรกิจ
เพราะเป็นวิธีการที่สะดวก ประหยัด
และเป็นหลักฐานในการติดต่อเมื่อเกิดมีปัญหาขึ้น
ดังนั้น
การเขียนจดหมายควรจะระมัดระวังเรื่องการใช้ถ้อยคำภาษาให้ถูกต้อง
ชัดเจน
เพื่อให้การประกอบกิจธุระหรือการทำงานของตนเป็นไปด้วยความเรียบร้อยและประสบผลสำเร็จ
หลักทั่วไปในการเขียนจดหมาย
การเขียนจดหมายโดยทั่วไป ผู้เขียนควรคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้
1.
เขียนให้ถูกแบบของจดหมายแต่ละประเภท
2.
ใช้คำขึ้นต้นให้เหมาะสมแก่ผู้รับตามฐานะหรือความสัมพันธ์กัน
3.
เขียนเนื้อหาให้ได้ใจความชัดเจน สมบูรณ์
และถูกต้องตามที่ต้องการ
4.
ใช้ถ้อยคำที่เหมาะสม ถูกต้อง และสุภาพ
5.
เขียนด้วยลายมือที่เรียบร้อย เป็นระเบียบ
และอ่านได้ง่าย ถ้าใช้พิมพ์ดีดก็ต้องรักษาความสะอาด ไม่ให้มีรอยขูดขีดฆ่าหรือรอยลบ
6.
ใช้คำสรรพนาม และคำลงท้ายที่เหมาะสมแก่ฐานะของผู้รับ
7.
ใช้กระดาษเขียนจดหมายและซองที่มีสีอ่อนหรือสีสุภาพ ไม่มีลวดลายหรือสีฉูดฉาด
การเขียนจดหมายนั้น ขึ้นอยู่กับประเภทของจดหมายแต่ละประเภทด้วย ซึ่งโดยทั่วไป
สามารถแบ่งจดหมายออกได้เป็น
4 ประเภท คือ
1. จดหมายส่วนตัว เป็นจดหมายที่เขียนเกี่ยวกับเรื่องส่วนตัวโดยเฉพาะ
ซึ่งผู้ส่งสารและผู้รับสารมักเป็นผู้ที่รู้จักคุ้นเคยหรือสนิทสนมกันดี เป็นการเขียนแบบไม่เป็นทางการ เช่น
จดหมายไต่ถามทุกข์สุข จดหมายแสดงความยินดี หรือเสียใจ เป็นต้น
2.
จดหมายกิจธุระ เป็นจดหมายที่เขียนเกี่ยวกับเรื่องธุระการงานอันเป็นการติดต่อ
สื่อสารที่ไม่ได้เกี่ยวกับผลประโยชน์ในกำไรหรือขาดทุนทางด้านการค้าหรือธุรกิจ
เช่น จดหมายเชิญวิทยากร
จดหมายขอเข้าชมสถานที่ เป็นต้น
3.
จดหมายธุรกิจ เป็นจดหมายที่ติดต่อเกี่ยวกับเรื่องการค้าระหว่างบุคคล ร้านค้า บริษัท
ต่าง
ๆ ที่เนื่องด้วยกำไรหรือขาดทุน เช่น
จดหมายสั่งซื้อสินค้า จดหมายทวงหนี้ จดหมายสมัครงาน เป็นต้น
4.
จดหมายราชการ หรือหนังสือราชการ เป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อระหว่างหน่วยงาน
ของรัฐ หรือเอกชนที่เกี่ยวกับเรื่องราชการ
เช่น หนังสือราชการภายนอก
หนังสือคำสั่ง
หนังสือข้อบังคับ เป็นต้น
การเขียนจดหมายในที่นี้ จะฝึกการเขียนจดหมายทางธุรกิจ อันได้แก่ จดหมายสมัคร
งาน จดหมายขอเปิดเครดิต จดหมายเสนอขายสินค้า จดหมายสอบถาม
จดหมายสั่งซื้อสินค้า
จดหมายต่อว่า และจดหมายทวงหนี้
การเขียนจดหมายสมัครงาน
จดหมายสมัครงานเป็นจดหมายสำหรับบุคคลที่จะก้าวไปสู่อาชีพที่ตนมีความถนัดและเหมาะสม เพราะหน่วยงานต่าง ๆ
ทั้งภาครัฐและเอกชนมักจะประกาศรับสมัครบุคคลเข้าทำงานในหน้าที่ต่าง ๆ
อยู่เสมอ แม้ว่าหน่วยงานราชการต่าง ๆ
จะมีวิธีรับสมัครและสอบคัดเลือกเป็นระบบอยู่แล้ว
แต่ภาคเอกชนส่วนใหญ่จะให้เขียนจดหมายสมัครงานหรือไปสมัครด้วยตนเอง
ในการเขียนจดหมายสมัครงานจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้เขียนต้องเรียกร้องความสนใจจากผู้รับสมัครให้มีความต้องการที่จะรับเข้าพิจารณาตามตำแหน่งหน้าที่ที่เปิดรับสมัครไว้ เพราะจดหมายสมัครงานก็เปรียบเสมือนการเสนอขายสินค้าซึ่งในที่นี้ก็คือความรู้ความสามารถของเรา ดังนั้น
การเขียน
จดหมายสมัครงานจึงต้องเขียนให้ดีที่สุดโดยคำนึงถึงเรื่องต่อไปนี้
1. การเลือกใช้กระดาษ
และซองจดหมาย ควรเลือกใช้กระดาษเขียนจดหมายและซองสีขาว หรือถ้าเป็นสีก็เป็นสีอ่อน หรือสีสุภาพ สะอาด
แต่ไม่ควรใช้กระดาษและซองของราชการ
หรือกระดาษและซองที่มีหัวกระดาษของบริษัทห้างร้าน หรือมีลวดลายต่าง ๆ
2. การพิมพ์หรือเขียนข้อความในจดหมาย ควรพิมพ์ข้อความในจดหมาย นอกจากจะระบุว่าให้เขียนด้วยลายมือ ผู้สมัครก็ควรเขียนด้วยลายมือของตนเอง ห้ามให้ผู้อื่นเขียนให้
เพราะผู้รับสมัครต้องการพิจารณาบางประการเกี่ยวกับลายมือของผู้สมัคร
3. การใช้สำนวนภาษา ควรใช้สำนวนภาษากึ่งทางการ
หรือภาษาเขียนที่ถูกต้อง ชัดเจน
ทั้งตัวสะกด การันต์ ไม่มีรอยขูดฆ่า ขีดลบ หรือมีร่องรอยแก้ไข เพราะจะทำให้ไม่น่าดูหรือส่อให้เห็นว่าผู้สมัครทำงานไม่เรียบร้อย
4. การเขียนข้อความในจดหมาย ควรเขียนให้ตรงประเด็น
ไม่อ้อมค้อม วกวน หรือร่ำพรรณนาความทุกข์ยากจนเกินเหตุ และไม่กล่าวถึงปัญหาของตนทั้งปัญหาส่วนตัว ด้านครอบครัว
และการทำงาน
เพราะเราจจะกลายเป็นตัวปัญหาของหน่วยงานที่สมัครมากกว่าที่จะแก้ปัญหาของหน่วยงานนั้น
ส่วนการเขียนข้อความในจดหมายสมัครงานนั้น ควรแบ่งเป็นย่อหน้าให้ใจความใน
แต่ละย่อหน้ามีความสัมพันธ์กัน ซึ่งมีหลักในการเขียนดังนี้
1.
ย่อหน้าแรก กล่าวถึงการทราบข่าวการรับสมัครงานว่าทราบจากแหล่งใด มีความ
สนใจและความเหมาะสมสอดคล้องกับตำแหน่งที่ผู้รับสมัครต้องการ
เช่น “ผมได้อ่านประกาศรับสมัครงานในหนังสือพิมพ์สยามรัฐ ฉบับวันที่ 12 กันยายน 2546
ว่าบริษัทของท่านรับสมัครพนักงานตำแหน่งการเงินหลายตำแหน่ง ผมสนใจใคร่ขอสมัครงานในตำแหน่งดังกล่าว”
2.
ย่อหน้าที่สอง ให้รายละเอียดข้อมูลส่วนตัวที่เป็นประโยชน์ต่อการพิจารณา เช่น
ชื่อ
นามสกุล อายุ
การศึกษา
โดยเน้นวิชาที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่ง
หน้าที่ ความสามารถพิเศษ ประสบการณ์
หรือกิจกรรมที่เคยทำเกี่ยวกับตำแหน่งที่สมัคร เช่น “ผมมีอายุ 21
ปี
จบการศึกษาระดับปริญญาตรี คณะวิทยาการจัดการ สาขาวิชาการบัญชี จากมหาวิทยาลัยขอนแก่น เมื่อปีการศึกษา 2545 และได้เข้าทำงานทันทีโดยเป็นพนักงานบัญชี
ของบริษัทไมตรีจิต จำกัด
ปัจจุบันก็ยังคงปฏิบัติหน้าที่อยู่
แต่ที่ต้องการจะเปลี่ยนงานใหม่ก็เพื่อประสบการณ์ในการทำบัญชีที่แตกต่างออกไป
และเพื่อความก้าวหน้าและการมีโอกาสเลื่อนตำแหน่งในระดับสูงขึ้นด้วย”
3.
ย่อหน้าที่สาม อ้างถึงผู้รับรองหรือบุคคลที่จะให้รายละเอียดบางอย่างเกี่ยวกับตนเอง
ได้ เช่น
อาจารย์ที่เคยสอน
หัวหน้าที่ทำงานเดิม เป็นต้น โดยผู้สมัครต้องขออนุญาตผู้รับรองก่อน ตัวอย่าง
“บุคคลที่ท่านสามารถติดต่อสอบถามเกี่ยวกับนิสัยส่วนตัว
และการปฏิบัติงานของผมได้จากบุคคลต่าง ๆ ดังนี้
1. ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิรัช วงศ์ภินันท์วัฒนา ภาควิชาภาษาไทย คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น โทร. 0-1717-4419
2.
อาจารย์วาลี
ขันธุวาร ภาควิชาภาษาไทย คณะมนุษยศาสตร์และสังคม
ศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น โทร. 0-4324-6887”
4. ย่อหน้าสุดท้าย กล่าวถึงความมั่นใจว่าจะได้รับการพิจารณา
เช่น “ผมหวังเป็นอย่างยิ่งว่า
จดหมายสมัครงานของผมคงได้รับการพิจารณาด้วยดี
ผมพร้อมที่จะมารับการสัมภาษณ์ หรือเรียนข้อมูลเพิ่มเติมเมื่อใดก็ได้ ตามที่ท่านประสงค์”
นอกจากหลักเกณฑ์ข้างต้นดังกล่าวแล้ว
ผู้สมัครอาจให้รายละเอียดเพิ่มเติมได้ถ้าหากผู้ประกาศประสงค์จะทราบรายละเอียดบางอย่างซึ่งผู้สมัครจะต้องเขียนให้ดีเพราะจดหมายสมัครงานเป็นเสมือนภาพสะท้อนทั้งด้านบุคลิกภาพ
อุปนิสัยใจคอ ความรู้ ความสามารถ และประสบการณ์ของผู้สมัคร การเขียนจึงต้องให้ข้อมูลที่เพียงพอ มีความกระจ่างชัด ตรงไปตรงมา มีความสุภาพอ่อนน้อม และมีความถูกต้องด้านการใช้ภาษา แต่ไม่ควรใช้คำพูดที่ยกตนข่มท่าน ประจบสอพอ
หรือให้ข้อมูลที่ไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่ที่สมัคร
การเขียนจดหมายธุรกิจ
การเขียนจดหมายธุรกิจ หมายถึง
การเขียนจดหมายติดต่อระหว่างบริษัท ห้างร้านต่าง ๆ
หรือบุคคลในเรื่องเกี่ยวกับธุรกิจทั่วไป
เช่น การสั่งซื้อสินค้า การสอบถามราคา
การขอเปิดเครดิต เป็นต้น การเขียนจดหมายธุรกิจประเภทนี้จึงต้องใช้ข้อความที่กระชับรัดกุม
ได้ใจความสมบูรณ์ ตรงไปตรงมา และสามารถสื่อความหมายได้ถูกต้องตรงกัน
จดหมายธุรกิจแบ่งได้เป็น
6 ชนิด คือ
1.
จดหมายขอเปิดเครดิต หรือ จดหมายขอเปิดบัญชีเงินเชื่อ
และจดหมายตอบรับหรือปฏิเสธการให้เครดิต
2.
จดหมายเสนอขายสินค้าและบริการ
3.
จดหมายสอบถาม และตอบสอบถาม
4.
จดหมายสั่งซื้อสินค้า และตอบรับการสั่งซื้อ
5.
จดหมายต่อว่าและปรับความเข้าใจ
6.
จดหมายทวงหนี้หรือเตือนหนี้
การเขียนจดหมายธุรกิจนั้น
นอกจากจะต้องคำนึงถึงเนื้อหาในข้อความจดหมายที่เขียน
แล้ว ต้องให้ความสำคัญกับรูปแบบจดหมายด้วย เพราะเมื่อผู้อ่านเปิดจดหมายอ่านในครั้งแรกและเกิดความประทับใจในตัวจดหมายก็จะทำให้ธุรกิจของเราประสบความสำเร็จไปกว่าครึ่งหนึ่งแล้ว
รูปแบบการเขียนจดหมายธุรกิจที่นิยมใช้กันอยู่ในปัจจุบันนี้ ได้แก่
1.
แบบสี่เหลี่ยมเต็มรูป (Full-block style) เป็นแบบที่เขียนให้ทุกบรรทัดชิดขอบซ้ายของกระดาษจดหมาย
2.
แบบสี่เหลี่ยม (Block style) เป็นแบบที่เขียนให้ทุกบรรทัดชิดขอบซ้ายของกระดาษ
ยกเว้นวันเดือนปี คำลงท้าย ลายมือชื่อ อยู่กึ่งกลางกระดาษ
3.
แบบกึ่งสี่เหลี่ยม (Semi-block style) เป็นแบบที่คล้ายกับแบบสี่เหลี่ยม แต่ให้เนื้อหาหรือข้อความของจดหมายย่อหน้าเข้าไปประมาณ
1 นิ้ว
รูปแบบจดหมายดังกล่าวนั้น เป็นรูปแบบของจดหมายธุรกิจของต่างประเทศที่นิยมใช้กัน
แต่ในทางปฏิบัติอาจจะมีการดัดแปลงให้เหมาะสมหรือความสะดวกแก่การปฏิบัติงานของหน่วยงานที่ทำก็ได้
และการใช้รูปแบบของจดหมายตามรูปแบบของหนังสือราชการ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ. 2526 ก็เป็นที่นิยมใช้ในวงการธุรกิจเหมือนกัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับหน่วยงานนั้น ๆ
ว่าต้องการใช้รูปแบบของจดหมายแบบใด
โดยทั่วไปจดหมายธุรกิจจะประกอบด้วยส่วนต่าง
ๆ ดังนี้
1.
หัวจดหมาย เป็นชื่อ-ที่อยู่ของบริษัท ห้างร้าน ซึ่งมักพิมพ์หัวจดหมายไว้เรียบร้อยแล้วเพื่อสะดวกในการใช้โดยไม่ต้องเขียนที่อยู่อีก
2.
วันที่ เดือน ปี เป็นการระบุวันเดือนปีที่เขียนจดหมาย ซึ่งนิยมเขียนดังนี้คือ
1 สิงหาคม 2546
3.
ชื่อและที่อยู่ผู้รับ เป็นการเขียนชื่อหรือนามบริษัท
ห้างร้านพร้อมทั้งที่อยู่ หรืออาจระบุตำแหน่งหน้าที่ก็ได้
4.
คำขึ้นต้น ใช้คำขึ้นต้นให้เหมาะสมแก่ฐานะและบุคคล ที่นิยมใช้ในทางธุรกิจ ได้แก่
เรียน ถึง หรือกล่าวขึ้นลอย ๆ ว่า “ท่านผู้มีอุปการะคุณ”
5.
คำลงท้าย ใช้คำลงท้ายที่เหมาะสมแก่บุคคลและสอดคล้องกับการใช้คำขึ้นต้น
ซึ่งโดยทั่วไปมักใช้ว่า “ขอแสดงความนับถือ”
6.
ลายมือชื่อ เป็นการลงลายมือชื่อของผู้เขียนจดหมาย ซึ่งตามปกติจะมีการลงลายมือชื่อหวัด
(ลายเซ็น) และวงเล็บชื่อสกุลตัวบรรจงข้างล่างลายเซ็นและตามด้วยตำแหน่งในบรรทัดถัดมาก็ได้
7.
อักษรย่อ เป็นการใส่อักษรชื่อย่อของตนควบคู่กับชื่อย่อของคนพิมพ์
หรือใส่เฉพาะชื่อย่อของคนพิมพ์ก็ได้ เช่น ปน/วร หรือ วร เป็นต้น
8.
สิ่งที่ส่งมาด้วย เป็นเอกสารหรือสิ่งของแนบมากับจดหมายนั้น
กิจกรรมการเรียนการสอน
1.
ให้นักศึกษาพิจารณาจดหมายธุรกิจประเภทต่าง ๆ
ที่เคยได้รับ หรือพบเห็นว่ามีลักษณะเหมือนหรือแตกต่างจากหลักการโดยทั่วไปอย่างไร
2.
ให้นักศึกษา search
ข้อมูลใน website ต่าง ๆ
ว่ามีการนำเสนอจดหมายทาง webpage หรือไม่ ถ้ามีเป็นจดหมายประเภทใด และมีวิธีในการนำเสนออย่างไร
3.
นักศึกษาคิดว่าการเขียนจดหมายทางธุรกิจให้ประสบความสำเร็จควรมีรูปแบบ
ลักษณะ และการใช้ภาษาอย่างไร
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น